Aujourd’hui, beaucoup de professionnels tels que les médecins, les dentistes, les psychologues et les avocats ont du mal à gérer les annulations de rendez-vous. Non seulement cela affecte leur emploi du temps, mais cela peut également entraîner une perte de revenus. Heureusement, il existe des moyens efficaces de réduire les annulations de rendez-vous.
Voici quelques conseils pour vous aider à minimiser les annulations de rendez-vous :
1. Mettez en places des rappels de rendez-vous
Les études montrent que la principale raison des non-présentation en RDV médical est l’oubli.
Vous pouvez réduire cela en envoyant des rappels de rendez-vous par SMS, par courriel ou par téléphone. Les patients seront ainsi plus susceptibles de se souvenir de leur rendez-vous.
2. Évitez les temps d’attente excessifs
Les patients ont souvent des horaires chargés et ne peuvent pas se permettre d’attendre longtemps pour leur rendez-vous. Si vous respectez les horaires de rendez-vous, vous pouvez éviter les annulations de rendez-vous. Assurez-vous d’être prêt à l’heure prévue et de respecter les délais.
3. Faites preuve de flexibilité
Parfois, les patients doivent annuler leur rendez-vous en raison de circonstances imprévues. Si vous êtes flexible et que vous proposez des heures de rendez-vous alternatives, les patients sont plus susceptibles de reprogrammer leur rendez-vous au lieu de l’annuler.
4. Impliquez vos patients
Les patients sont plus susceptibles de respecter leur rendez-vous s’ils se sentent impliqués dans leur propre traitement. Impliquez-les en les informant de leur état de santé et en leur demandant leur avis sur les différents suivis. Cela peut les motiver à venir à leur rendez-vous.
5. Créez une proximité
Les clients qui se sentent plus personnellement connectés à leurs fournisseurs de services auront tendance à être plus respectueux quant à l’annulation de rendez-vous. Il est facile d’annuler à la dernière minute ou de renverser complètement quelqu’un si vous ne le connaissez pas très bien. C’est beaucoup plus difficile une fois que vous avez établi un rapport. Prenez le temps d’apprendre à connaître vos clients et assurez-vous de conserver des notes afin de pouvoir leur demander des mises à jour sur leur vie la prochaine fois que vous les verrez.
6. Insistez sur l’importance ou la pertinence du rendez-vous
Lorsque vous fixez un rendez-vous avec un patient, il est important de rappeler l’importance de ce rendez-vous pour leur bien-être. Expliquez-leur comment ce rendez-vous peut aider à améliorer leur santé et leur qualité de vie. Si un patient se rend compte de l’impact positif que peut avoir le rendez-vous sur sa santé, il sera plus enclin à être présent et à respecter l’horaire. Par exemple, pour un lead en audition lui montrer tout les avantages que peuvent lui amener des aides auditives peut augmenter ses chances de vouloir venir.
N’hésitez pas à rappeler à vos patients que chaque rendez-vous manqué peut retarder leur traitement ou leur diagnostic, ce qui peut finalement aggraver leur état de santé. En soulignant l’importance du rendez-vous, vous aidez également le patient à comprendre le rôle crucial qu’il joue dans sa propre santé et à se sentir plus engagé dans le processus de guérison.
7. Marquez l’importance de venir au rendez pour ne pas avoir bloqué la fenêtre aux autres patients
Rappelez-vous également que le temps que vous passez à prendre soin d’un patient est précieux. Chaque minute de votre temps est importante, et chaque rendez-vous manqué est une opportunité manquée de fournir des soins essentiels à d’autres. En rappelant à vos patients l’importance de leur rendez-vous, vous les aidez à comprendre que leur temps et votre temps sont tous deux précieux et qu’il est essentiel de respecter les horaires convenus.
Cela contribue également à renforcer la confiance entre le patient en montrant votre sérieux, ce qui peut conduire à une relation de soins plus positive et à une meilleure collaboration dans l’avenir.
8. Rappelez le jour du rendez-vous à la fin de l’appel
Si par exemple vous prenez un rendez-vous pour faire un devis avec un lead en isolation, et vous fixez le rendez-vous le 27 février prenez le temps de préciser que c’est un lundi.
En effet cela peut éviter que le client n’ait pas remarqué que c’était un Lundi et le lundi il a un match.
9. Rendre les appels plus long et prendre le temps de montrer que vous avez bien noté le rendez vous
Prenez le temps de bien noter les rendez-vous de vos clients lorsque vous les planifiez. Lorsque vous leur confirmez l’heure et la date par téléphone, répétez ces informations clés pour vous assurer que vous êtes tous les deux sur la même longueur d’onde. Prenez également le temps de poser des questions et d’écouter attentivement leurs réponses. Faites preuve d’empathie et montrez-leur que vous comprenez l’importance de leur rendez-vous.
En outre, lors de ces appels, n’hésitez pas à prendre le temps nécessaire pour discuter avec eux. Montrez que vous êtes intéressé par leur vie et prenez des nouvelles. Rendre ces appels plus longs et plus personnels aidera à établir une relation de confiance et de respect mutuel. Vos clients se sentiront valorisés et seront moins susceptibles d’annuler leur rendez-vous à la dernière minute.
10. Créez un environnement accueillant
Les patients sont plus susceptibles de respecter leur rendez-vous s’ils se sentent à l’aise dans votre cabinet. Créez un environnement accueillant en jouant de la musique douce, en offrant des boissons chaudes et en créant une ambiance relaxante.
En suivant ces conseils simples, vous pouvez réduire le nombre d’annulations de rendez-vous et améliorer la gestion de votre emploi du temps. Les patients seront plus satisfaits de leurs rendez-vous, ce qui peut également améliorer votre réputation professionnelle.
